今年の山場が終わりました

昨日までの3日間で支店に本部の監査が入っていて、目の回るような忙しさだったんですが、何とか無事に乗り切りました。

ほぼ1年に一度の間隔で監査が入るのですが、私が監査対応責任者なので、事前の準備から当日の対応、他の人への指示、監査で指摘されたことの対応などなど、怒涛の忙しさ。通常業務の方も月末の契約実行の準備でひと月の中でも一番忙しい頃。あっちでも呼ばれこっちでも呼ばれる中、マッハの如く通常業務を処理。
いやぁ～疲れた～

それでも今回は特に大きな指摘事項はなく、細かな不備事項も昨年よりは減ったので、想定していたよりも無難に乗り切ることが出来ました。

今年から親銀行出身の監査のエキスパートさんが監査部長になられたので、前回までとは一味違う監査になりました。
こう言ってはなんですが、以前は『そんな大勢に影響のない細かいことを指摘してどうするの～』と思うようなことを指摘されたり、店部の見解と監査部の見解が相違してバトルになったり…というようなことも多かったんですが、今回はそういうのは少なくなりました。

そして前回と大きく変わったのが、監査終了後の講評。以前は指摘や不備事項について1件ずつ指摘されてその度に意気消沈する・・・というような恐怖の時間でした。が、今回からは意見交換会という名目になり、個別の内容については概要や件数の報告のみに留まり、その代わりに全体的な感想を述べられました。そして支店側の意見や質問などを受けて終了。
これまでは監査といえば、侃々諤々なバチバチとした火花も見られましたが・・・今回はとても和気あいあいな感じで終了しました。ちょっとびっくり。

まあ、日頃から監査対策として？？丁寧な事務処理や規程通りの処理をやっているから、今回の結果は当然と言えば当然だぁ～

もう一つ驚いたことがありました。
監査部長ともう一人同じく親銀行出身の方が述べられた感想として、事務課の複線化が図られていることと店内検査がしっかりと出来ていること、それと人材育成のための勉強会が計画的に実施されていることが素晴らしいと述べられました。
どれも他の店部ではなかなか出来ていない理想的な取り組みなので、大変感動したとも実は、この3つのことはどれも私が事務課の課長になってから中心的に取り組んできたことなのでした。
　
事務の複線化というのは、融資案件を各自が担当して契約書を作ったりする以外にも様々な業務があり、それを各担当で分担してやってもらっています。その分担を決めたり、半年から1年ほどで違う業務を担当するようにローテーションさせるのが私の役目。
それは、人数が少ないために、事務課全員が色々な業務が出来るようになれば休暇が取りやすくなるし、突然の退職があってもすぐにカバー出来るようにするため、必然性があってやっていることなんですが。。。

ただ、みんながそれぞれの業務をやっと覚えた～と思ったら、また新しい仕事を覚えなくてはいけないというデメリットもあり、みんなが覚えるまでは業務効率は悪くなります。それぞれの業務に慣れた人が集中的にやれば効率は上がるのです。
が、それはそれで今度は、一人の人が出来る業務が限られてしまい、担当する業務によっては忙しい人と忙しくない人とバラツキが生まれます。一人一人が出来る業務の幅が増えれば、業務平準化もしやすいのです。
なので、業務平準化を掲げている会社としては一人一人の業務の幅を増やすことを目指したいところですが、なかなか出来ないという現状です。
そんな中でうちの支店では実際に取り組んでやっているのでスゴイということでした。

監査部から褒められたことなんて今までほとんどなかったので、あまりにも称賛されたのでビックリでした。名指しで褒めていただいたので、照れくさすぎて困るほどに。

アイデアや実践は私が中心となってやっているけど、私のやりたいようにさせてくれた上司や私についてきてくれている部下たちがいるので形になってきたというのが本当のところ。
特に部下たちは、負荷の掛かる状況をあれこれと文句を言いながらも(^^;　受け入れて実践してくれているので、ほんとに感謝です。