事務所移転PT、キックオフ

名古屋支店が入居している中日ビルの建て替えのため、2019年3月までに事務所のお引越しをしなければならないのですが。。。

中日ビルの建て替えが正式発表になったのは、ちょうど昨年の今頃。退去依頼が正式にあったのはそれから少し経っていますが、退去期限までまだ2年以上ある・・・なんて悠長なことは言ってられません。
どのエリアにするか、いつ頃移転するか・・・まずはそういった概略を検討して、親会社の意向も確認しなければならない。事務所の立地や広さ、賃料などなど、現在と同じようなテナントを見つけるのはけっこう大変なんですよね。簡単に見つかるとも限らない。
7～8ヶ月ほど前から移転先探しが始まり、候補をいくつか決めて、入居条件や現地を確認して・・・という作業が行われていました。これは本社の総務担当がやっていたので、こちらの支店でやることはほとんどなく、『どこになるのかな～』『いつ頃かな～』と漠然としたかんじで、実感もなかったんですが。

それが、いよいよ実感することになってきました。
9月に役員会の決裁が下りて、9月末に正式に移転先オーナーとの賃貸契約が結ばれました。場所が決まって具体的なプランが出来てくると、そこから先は本部の関係部署だけでなく、支店の方も色々と忙しくなってきます。
そして今日、関係部署のトップと支店長と私が参加メンバーとして、移転PTのキックオフミーティングが行われました。
移転先の情報や移転日も正式に開示されて、大まかなタイムテーブルも出されました。
賃貸契約の入居日は12月からで、1ヶ月間の工事期間を経て、なんと。1月三連休明けの1/9が新店舗での営業開始ということになりました。
・・・3ヶ月しかないやん

以前事務所拡張をした時も私が総務課長だったので、なんだかんだと大変でしたが、移転ではなかったので、本部の総務担当者や工事業者とのやり取りやレイアウトを考えることくらいで、やるべきことも限られていました。
が、移転となるとやるべきことの多さが半端ないようです。入居するビルが変わるのでビル管理者との打ち合わせもあるし、住所や電話番号が変わるので、関係各庁への届け出も必要、最寄り銀行も変わるので変更手続きも必要、もちろん顧客や取引先への周知も必要。鍵の管理も一からやらなければならないし、保存文書の整理も必要。。。
これらの膨大な作業は拡張時には必要なかったので、気が遠くなりそうです。

しかも、3ヶ月で一気にやってしまうそうで。
通常業務をしながらの移転準備になるので、どのくらい大変になるのか、まったく想像がつきません。
でも、事務所移転という大プロジェクトを支店の総務担当責任者の立場で経験出来るのも、かなり貴重な経験だとも思うので、ちょっとワクワクもしてます。
事務所拡張の時、レイアウトをあれこれ考えるのは大変だったけど、実は楽しかったし(^-^)　逆に自分が責任者でなくて他の人が考えた案に納得出来ない時のストレスを考えると、自分で仕切れるというのはラッキーな事かもと思ったり。
特に、移転はレイアウトを大幅に変更出来る良いチャンスでもあるので、色々な文書や備品などの保管場所をあれこれ使い勝手や動線の良い場所に変更したいとも思うし。

そういう訳で、無事に新しい店舗でみんなが気持ち良く仕事出来るようになるまで、一気に走って行きますヨ～